コピー機にデータは残るの？コンビニコピー機の安全面と各自の不注意｜コピー機リース比較君

大切な書類をコピーするために、コンビニや職場のコピー機を利用している方は多いでしょう。しかし、ここでちょっと心配なことが……。「コピー機にデータが残るのだろうか？」このような不安な気持ち、一度は感じたことがある方もいるでしょう。

そこで、コピー機のデータがいつまで保存されているのかについての情報や、コピー機のセキュリティ対策についてお伝えします。

安全だと思っている職場のコピー機も、もしかすると危険にさらされているかもしれません！一度コピー機のセキュリティ面をしっかりと確認しておきましょう。

コピー機にデータが残るのは一時的である

会社やコンビニで大切な書類をコピーするとき、コピー機にデータが残るのか不安になったことはありませんか？もしスキャンしたデータが残ってしまったら悪用される可能性もありそうで怖いですよね。

しかし、今のコピー機はデジタル化しており、読み取った後のデータは一定時間をすぎたら消えるのでご安心ください。ハードディスクのメモリーにスキャンし終わったものを保存し、そのデータをプリントアウトしています。プリントアウトし終わったら、情報漏洩が起きないようにコピー機にデータの自動削除機能が備わっています。

また、コピー機のデータを誰かが取り出すこともできません。コピー機にデータが残っていたとしても、コピー機自体にはデータを見る機能は備わっていません。外部のソフトで出力すれば、見られることはありますが、メンテナンス会社ですらその機能を使うことはないので、流失を心配することはないのです。

データが流出してしまうとしたら、置忘れがほとんどでしょう。コピーされたものをカバンにしまったら、それで作業が完了したと思いがちですよね。もし、大切な書類を取り忘れてしまったら、次にコピー機を使う人、あるいは取り忘れを間近で見ている人が悪用するケースがあります。

コピー機の機能により情報が流出するというよりは、自分の取り忘れで流失してしまうことが多いことを覚えておいてください。

コンビニのコピー機は安全性が高く設定されている

コンビニで保険証や免許書をコピーする方もいるようですが、かなり重要なデータなので、取り扱いに気をつけたいですね。使用したコピー機が、もしデータが残るようなことがあれば、悪用されないか……とても不安です。

しかし、コンビニのコピー機は安全性が高く、プリントアウトが終了した後にコピー機を操作しますと、自動的に消去されるシステムになっていますので、ご安心ください。

反対に、職場や学校で使用しているコピー機は安全なのか、気になりますよね。職場などで使用しているコピー機は、団体でネットワークに繋がっていることがあります。もし、パソコンなどで接続をした場合、中のデータが見られることもあります。

しかし、だいたいはIDやパスワードを設定しているはずですので、情報が洩れるようなことはありませんのでご安心ください。もし、このIDやパスワードを設定していないなら、情報が誰かに盗まれてしまう可能性がありますのでご注意ください。

このように、コピー機の安全性を考えたら、職場や学校に置いてあるコピー機よりは、コンビニに置いてあるコピー機の方が安心できるでしょう。

データ流出を防ぐために！できる対策とは

コピー機のデータが残ることはないといいましたが、先ほどお伝えした通り、会社のコピー機は、セキュリティを怠ると、情報漏洩してしまう可能性があります。

では、具体的にどのような経緯で情報が漏れてしまうのでしょうか。3つの原因をご紹介します。

・外部からの不正なアクセス

多くのコピー機は、ネットワークに繋がっています。IDやパスワードの設定を怠ると、外部から不正にアクセスされてしまい、情報が盗まれてしまうのです。

・内部の操作ミス

操作ミスにより、読み込んだ内容をA社に送るはずだったのに、B社に送ってしまったなんてことが原因で、情報が漏れてしまうことがあります。見なかったことにしてほしい！というわけにもいかないので、各自が気を付けるしかありません。

・内部の不正利用

誰でも使えるようにしてしまったら、送信履歴などを駆使して大事なデータが盗まれてしまうことがあります。安心せず、しっかりとしたセキュリティ対策が必要です。

このような原因から情報は流失してしまうことがあります。では、どのような対策をすれば、情報漏洩を阻止することができるのでしょうか。

まず、データを消去するところから始めましょう。今すぐ一気にデータを消すなら、コピー機の初期化をしてください。しかし、購入したときの状態に戻ってしまうので、リスクはあるかもしれません。

その他の消去する方法として、データセキュリティセットを使用する方法があります。データの消去以外にも、データの暗号化などの便利な機能がついています。

コピー機のデータを削除することができたら、ユーザー認証をしましょう。ユーザー認証とは、ICカードを使用して、特定のユーザーのみ使用許可をするものです。使うたびにICカードやパスワードなどを使用すれば、不正に使われることはありません。

次に、通信の制限をしましょう。コピー機がつなげることができるネットワークを制限することで、不正利用を防ぐことができます。このときに、ネットのセキュリティ対策もしておきましょう。もし、誰かが不正にアクセスをすれば、警告をしてくれます。

通信を暗号化するのもオススメです。万が一アクセスされたとしても、内容を読み取られることはないので安心です。

会社のコピー機でお困りなら業者に相談を

いくら安心といっても、職場で使用をしていると、コピー機のデータが残る心配は、ぬぐい切れないですよね。今お使いのコピー機が古いものだったら、なおさらセキュリティ対策がされているかどうか心配になります。

もし、職場で使用するコピー機を最新のもので、セキュリティもバッチリなものにしたいとお考えのようでしたら、リース契約をするのもいいかもしれません。

リースをする場合は、レンタルと異なり、いつでも最新のものに機種を変えることができるので、細心のセキュリティでデータをしっかり守りたい方にはピッタリです。

もし、どこに依頼をしたらいいか分からないという方は、いちど2~3社から見積りをとって、料金やサービス内容などを比較することをおすすめします。

まとめ

コンビニや職場で大事なデータをスキャンする場合、コピー機にデータが残るか心配になる人も多いでしょう。しかし、今のコピー機は、データをスキャンしたとしても、一定時間を過ぎれば勝手に削除される仕組みになっています。

とくに、昨今のコンビニのコピー機は安全ですので、安心できるかと思います。ただし、置忘れには十分に注意してください。大事な書類を置いたままにしていれば、次にコピー機を利用する方や、近くで置いていくのを見ていた人が盗んでしまうかもしれません。

コピー機は安全といっても、職場や学校で使用しているコピー機にIDやセキュリティコードが設定されていないと、内部の人間や外部の不正アクセスにより、情報漏洩してしまうことがあります。

コピー機のセキュリティ対策の方法はいくつかありますが、もし今お使いになっているコピー機が古い機種なら、リース契約を利用するのもよいでしょう。最新のコピー機により、セキュリティも万全の状態でつかうことができますよ。