複合機をリースした場合の料金相場｜レンタルとの違いや購入との比較｜コピー機リース比較君

業務用複合機の導入をしたいというときには、リース契約をすることが一般的です。しかし複合機のリースを契約する際には、複数のリース業者から見積りをとることをおすすめします。リース業者により価格が違うため、複数の業者を比べることで具体的な相場や適正価格を知ることができます。納得のいく料金で信頼できる業者と契約したいですよね。

このコラムでは、複合機のリース料のおよその相場や、レンタルとの違い、リースの場合と購入の場合それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。職場にあう方法はリースと購入どちらなのか、コラムを読んで導入方法の検討してみてはいかがでしょうか。

業務用複合機のリース契約で月々発生する費用相場

業務用複合機のリースとなると、月額およそ10,000～30,000円ほどが費用の相場となります。リースの場合には年単位での契約が基本です。はじめに、月額の相場に開きがある理由や保守料金など、費用についての解説をします。

価格に開きがある理由

複合機のリースで価格に開きがあるのは、複合機の仕様が異なるからです。職場にあった複合機を探すには、以下の点を確認してみてください。

〇約10,000円の複合機
・月の印刷枚数が1,000～3,000枚
・従業員数3～10名ほど
・一般的な使い方で、機能は標準（4段・ADF・1台4役（コピー・ファックス・プリンタ・スキャナ）
このような場合には、1分に20枚ほどの印刷ができるリース費用10,000円ほどの複合機がおすすめです。

〇約30,000円の複合機
・月の印刷枚数が10,000枚以上
・従業員数20人以上
・利用頻度が高い・特殊な使い方をする（高画質・高速印刷・ほかのオプションなど）
このような場合には、1分に50枚印刷のできるリース費用30,000円ほどの複合機がおすすめです。

このように、複合機の仕様によって機能や印刷速度は大きく変わるため、利用方法にあった複合機を選ぶことが大切です。

相場と併せて知っておきたい「保守料金」について

複合機をリース契約するときには、「保守料金」がかかります。これは、リース業者が複合機の定期的な修理やメンテナンスをおこない、通常通り使えるように管理をしてもらうために支払う料金です。

複合機のリースには「カウンター保守契約」という方法が一般的です。これは、印刷した枚数分の使用料を支払う代わりに修理費用やトナー代などが不要という契約となります。複合機は使えば使うほど消耗され、故障の頻度も高くなります。そのため、不具合の都度修理を依頼するよりも保守契約をおこなったほうが安心して使用できるのです。

保守契約の有無を選べる場合には、月に3,000枚以上印刷するなら契約をしておくことがおすすめです。複合機をよく使う場合には費用はかかりますが安心して使用でき、修理代がかからないため結果的にお得に使えるでしょう。

金額がイメージしづらいときは

自分の職場だとどのくらいの費用がかかるのかイメージがつかないというときには、見積りをしてもらいましょう。複合機の使用頻度やメーカーの指定、機能など希望にあったリースの商品を紹介してもらうことができます。

また、一括見積りをおこなっているサイトもあります。複合機に関する必要事項をサイトに記入するだけで複数の業者からの見積り結果が送られてくるサイトです。弊社でもこのサービスをおこなっており、インターネットからいつでも査定申し込みいただけますので、お気軽にご利用ください。比較することで、リースの適正な金額を知り、よりよい業者を見つけられるでしょう。

「リース」と「購入」どっちがおすすめ？メリット・デメリット

複合機を職場に導入するにはいくつか方法がありますが、「リース」と「購入」の二つの方法が一般的です。複合機の導入方法はどちらがお得なのかまとめました。レンタルとの違いや、リースと購入のメリットとデメリットで特徴を確認していくので、参考にしてくださいね。

そもそも「リース」とは？レンタルとの違い

リースもレンタルも借りるという点では同じですが、リースの場合には法人税法の税務規準により、「適用リース期間」が定められています。この適用リース期間はリースするものによって変動し、複合機の場合には、3年から7年までの契約が可能です。

その一方で、レンタルの場合には期限に限りがないため、短ければ数時間から長ければ数年と借り続けることが可能です。

リースの場合にはリース会社に使いたい複合機の機種を指定し、新品を使用することが多いです。しかし、レンタルの場合にはレンタル業者が所持している複合機のなかから選ぶことになるため、使いたい機種があるとは限らないのです。

また、途中解約する場合にも、リースとレンタルは処理が異なります。リースの場合には、契約期間の途中での解約は基本的にできません。解約するとなると、解約金として残った期間の料金を支払うことになります。レンタルの場合には、解約したいと思ったときに解約することが可能です。

そのため、いつまで使うのかわからない場合や数カ月だけ使いたいというときにはレンタルを利用することがおすすめです。リース契約を利用する際には、長期の使用を見越しておこないましょう。

複合機をリースするメリット・デメリット

複合機をリースするときのメリットとデメリットをご紹介します。使用する方法によってはメリットがデメリットになることもありますので、確認してみましょう。

〇メリット
・数年で最新型の複合機に変えることができる
・初期費用がかからない
・複合機のリース費用を経費に計上できる
・減価償却や固定資産税がかからない

〇デメリット
・途中解約ができない
・月々の固定費の支払いが続く
・何年借りても所有権はない
・中古の複合機はリースに適応されない

複合機をリースで借りるのに向いているのは、初期費用をかけたくないときや、常に最新式の複合機を使いたい場合です。リースは初期費用がかからない分、使い続けると購入よりも合計の金額は高くなってしまうことがあります。

しかし、リースの期間ごとに最新式に変更でき、さらに保守契約によって定期的なメンテナンスをおこなうことで、いつでも快適に複合機を使い続けることができるのです。

複合機を購入するメリット・デメリット

リースに変わって複合機を購入することのメリットとデメリットをご紹介します。リースと購入の大きな違いは、複合機が所有物であるのかどうかということです。職場にはどちらがあうのかチェックしてください。

〇メリット
・所有権があるため、不要になったら売ることもできる
・リースは設置場所を動かせないが、購入はほかの支店などに移動することができる
・リース期間にしばられない
・購入後の固定費が必要ない

〇デメリット
・初期費用がかかる
・修理費は全額自己負担となる
・減価償却の処理や固定資産税の支払いがある

複合機の購入に向いているのは、初期費用を用意できる場合や、複合機がすぐに欲しいというときです。また、年度末などで予算が残っている場合には購入を選択するという場合もあります。複合機を購入して導入するには、新品の場合には複合機1台の相場として100万円ほどの初期費用がかかります。

また、リースでは審査として時間がかかったり、審査に通らなかったりするため、すぐに導入したいというときには、購入がおすすめです。ただし、購入後の固定費が必要ないとはいえ、トナー代や用紙代金、修理代金などはかかるため、使用するのに全く費用がかからないというわけではありません。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、どちらがよいとは一概にいえません。職場の状況に応じて検討することが望ましいです。

複合機を導入するまでの流れ

複合機を購入する場合には、複合機業者に依頼してそのまま購入という流れですが、リースの場合には、審査などの手順があります。リースで複合機を導入する際の流れをまとめました。

複合機を導入するまでの流れ

リースで複合機を導入するときの契約の流れを解説します。リースは誰もが受けられるものではなく、審査に通った場合でないと契約できません。とくに、新規で会社設立したときには、会社の情報が少ないため審査が難しいことがあります。

ステップ①：申込み先の選定

リース業者を選びます。月々の固定契約費用のほかにも保守費用など業者によって異なります。費用だけでなく、契約内容も業者によってさまざまです。見積りをとって、業者の選定をしましょう。

ステップ②：申込み

職場にあったリース会社を選んだらリースの申込みをおこないます。申込みの際には、「貸借対照法」「損益計算書」「キャッシュフロー計算書」などの財務諸表や登記謄本などが求められることがあります。新規開設のときには、資格や事業計画・主要取引先の情報なども揃えておくと有効なので用意しておきましょう。

ステップ③：審査

申込み後は審査がおこなわれます。複合機のリースは適用リース期間が3～7年とあり、長期契約が多いです。複合機も高価なものであることから、審査を通らないとリースを受けられません。審査の基準としては経営状態となりますが、一般的な利益のある企業であれば通ることは多いようです。

ステップ④：設置

審査が通れば、契約をおこないます。メーカーや機種などを決めて職場に複合機が導入されることになります。新品の複合機がリースされることになるため、初期セットアップなどを設置の際におこないます。

設置後は契約内容によって異なりますが、カウンター保守契約をしている場合には、トナーの補充やメンテナンスとして定期的に訪れます。基本的に用紙の補充は自分でおこなうこととなります。

契約期間の確認も忘れずに

契約期間の確認はしっかりおこなっておきましょう。基本的に複合機の契約期間は5年であることが多いです。しかし、契約によっては3年であったり7年であったりします。期間が短いと月額の固定料金が高くなる傾向があるため、契約時には確認しておきましょう。

契約が満期を迎えると複合機はリース業者が回収します。まだ複合機を使用するというときには、同じ複合機を再リース契約することが可能です。また、最新式の複合機を使用したいというときには、新契約を結び、新しい複合機を迎えることができますので、そのときにあった使用方法を選ぶことが可能です。

まとめ

複合機のリースをする方法や費用相場などをご紹介しました。複合機の導入にはリースのほかにもレンタルや購入があります。それぞれに特徴があることから、職場の使い方にあった導入方法をとることが大切になります。

複合機の導入は、リースが一般的です。職場では複合機を酷使することがあります。使っていくうちに不調が出ることもあるため、保守契約により定期的なメンテナンスをおこなうことで毎日快適に使用できるのです。

複合機をリースで導入する際には、業者によって費用や取扱いメーカーが異なることがありますので、複数の業者に見積りを出してもらうことが大切です。見積りをして、職場にあった業者を選びましょう。